Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w fakturowaniu w ostatnich latach. W praktyce oznacza przejście na wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w jednym, centralnym systemie Ministerstwa Finansów. Ponieważ obowiązek nie wchodzi jednego dnia dla wszystkich, wiele firm zadaje dziś to samo pytanie: od kiedy dokładnie moja firma będzie musiała korzystać z KSeF?

Poniżej przedstawiamy aktualny harmonogram w prosty, uporządkowany sposób – tak, aby mogli Państwo łatwo ustalić, który termin dotyczy Państwa działalności.

‍

Kluczowe daty dla przedsiębiorców

1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych podmiotów

Od tego dnia KSeF stanie się obowiązkowy dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.

To grupa największych podatników, którzy rozpoczną obligatoryjne e-fakturowanie jako pierwsi.

1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla większości przedsiębiorców

To najważniejsza data dla rynku, ponieważ obejmuje zdecydowaną większość firm – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT (poza najmniejszymi podmiotami z trzeciego etapu).

Jeśli Państwa obrót za 2024 r. nie przekroczył 200 mln zł brutto, ale jednocześnie nie spełniają Państwo warunków „wykluczenia cyfrowego” opisanych poniżej – obowiązek zacznie się 1 kwietnia 2026 r.

1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikroprzedsiębiorców „wykluczonych cyfrowo”

To termin przesunięty dla najmniejszych firm, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł brutto.

Ustawodawca dał tym podmiotom dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych wymogów.

‍

Odbiór faktur wcześniej

Nawet jeśli Państwa obowiązek wystawiania e-faktur zacznie się dopiero 1 kwietnia 2026 r., to już od 1 lutego 2026 r. będą Państwo otrzymywać faktury przez KSeF od największych dostawców – np. dostawców mediów, operatorów telekomunikacyjnych czy stacji paliw.

Dlatego warto wcześniej zadbać o:

• dostęp do KSeF w firmie,
• uporządkowanie obiegu dokumentów,
• przygotowanie systemu księgowego na odbiór e-faktur.

To pozwoli uniknąć sytuacji, w której faktury „przechodzą do KSeF”, a firma nie ma jeszcze gotowego procesu ich pobrania i zaksięgowania.

Co to oznacza dla Państwa firmy?

KSeF nie jest zmianą, którą warto zostawiać na ostatni moment. Nawet jeśli formalnie Państwa termin przypada na kwiecień 2026 r. lub styczeń 2027 r., to w praktyce przygotowania powinny zacząć się wcześniej, bo odbiór faktur z KSeF pojawi się w firmach już od lutego 2026 r.

Jeżeli chcą Państwo sprawdzić, jak te daty przekładają się na Państwa sytuację lub jak przygotować proces fakturowania i obiegu dokumentów – zapraszamy do kontaktu. Pomożemy przejść przez zmiany spokojnie, krok po kroku, z pełnym dopasowaniem do specyfiki Państwa biznesu.