Czym jest SaldeoSmart?

SaldeoSmart to nowoczesna platforma wspierająca księgowość i zarządzanie dokumentami w firmach oraz biurach rachunkowych. System umożliwia m.in.:

• automatyczne odczytywanie danych z faktur (OCR),
• elektroniczny obieg dokumentów,
• archiwizację dokumentów w formie cyfrowej,
• integrację z programami księgowymi i systemami ERP.

Dzięki temu dokumenty mogą być przetwarzane szybciej, bez konieczności ręcznego przepisywania danych, co znacząco ogranicza ryzyko błędów i oszczędza czas.

‍

Co zmienia pakiet SaldeoSmart Ekspert?

Pakiet Ekspert rozszerza możliwości systemu o najbardziej zaawansowany element – pełny, konfigurowalny obieg dokumentów.

To właśnie ta funkcjonalność pozwala dostosować sposób pracy z dokumentami do realnych procesów w firmie.

Co istotne – obieg dokumentów dostępny jest wyłącznie w pakiecie Ekspert.

‍

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?

W SaldeoSmart proces wygląda w sposób uporządkowany i zautomatyzowany:

1. Dokument trafia do systemu (np. przez skan, e-mail lub plik PDF),
2. system automatycznie odczytuje dane (np. kontrahent, kwoty, terminy),
3. dokument zostaje przypisany do odpowiedniego obiegu,
4. przechodzi przez kolejne etapy (np. opis, akceptacja, księgowanie),
5. trafia do systemu księgowego i archiwum.

Każdy etap może być przypisany do konkretnej osoby lub działu.‍

‍

Najważniejsze możliwości obiegu dokumentów

Dzięki pakietowi Ekspert możliwe jest:

1. Tworzenie własnych ścieżek obiegu

Każdy typ dokumentu (np. faktura, umowa, zamówienie) może mieć własny, indywidualny proces akceptacji i przetwarzania

2. Zarządzanie uprawnieniami i rolami

System umożliwia tworzenie grup użytkowników oraz przypisywanie im odpowiednich uprawnień – co pozwala precyzyjnie kontrolować dostęp do dokumentów.

3. Pełna kontrola nad statusem dokumentu

Na każdym etapie wiadomo, kto aktualnie pracuje nad dokumentem i na jakim jest on etapie.

4. Elektroniczne archiwum

Wszystkie dokumenty są dostępne online, 24/7, z możliwością szybkiego wyszukiwania.

5. Automatyzacja i oszczędność czasu

Dzięki OCR i automatyzacji procesów możliwe jest znaczące skrócenie czasu pracy z dokumentami oraz ograniczenie kosztów operacyjnych.

SaldeoSmart Ekspert a KSeF

W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), uporządkowany obieg dokumentów staje się kluczowy.

SaldeoSmart umożliwia:

• obsługę faktur z KSeF,
• ich weryfikację i przekazywanie do księgowości,
• połączenie miniobiegu KSeF z pełnym obiegiem dokumentów w firmie.

Dzięki temu firma jest lepiej przygotowana na obowiązkową cyfryzację dokumentów.

‍

Dlaczego warto wdrożyć obieg dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to przede wszystkim:

• uporządkowanie procesów w firmie,
• eliminacja „wąskich gardeł” w akceptacji dokumentów,
• większa kontrola i transparentność,
• szybsze przekazywanie dokumentów do księgowości,
• lepsze przygotowanie do wymogów prawnych i cyfryzacji.

System pozwala na pełną kontrolę nad przepływem dokumentów oraz zdalne zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.

‍

Wdrożenie – dlaczego wymaga wsparcia specjalistów?

Konfiguracja obiegu dokumentów w SaldeoSmart to proces wymagający:

• analizy struktury firmy,
• zaprojektowania procesów,
• ustawienia ról i uprawnień,
• dopasowania typów dokumentów i etapów.

Co ważne – konfigurację obiegu może wykonać wyłącznie administrator systemu.

Dlatego wdrożenie realizowane jest przez wyspecjalizowany zespół, który odpowiada za poprawne zaprojektowanie całego procesu.

‍

Podsumowanie

SaldeoSmart Ekspert to rozwiązanie dla firm, które chcą uporządkować i zautomatyzować swoje procesy dokumentowe.

To nie tylko narzędzie do księgowości, ale system zarządzania przepływem informacji w firmie – dopasowany do jej struktury i potrzeb.

W dobie KSeF i rosnącej digitalizacji biznesu, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przestaje być opcją – staje się standardem.

‍