Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – logowanie od razu

Jeśli prowadzą Państwo JDG, procedura jest najprostsza: nie trzeba wykonywać wcześniej żadnych dodatkowych formalności. Konto firmy jest powiązane z Państwem jako osobą fizyczną, więc wystarczy się uwierzytelnić i można korzystać z systemu.

Do wyboru są dwa narzędzia:

• Profil zaufany – bezpłatny, najszybszy i najczęściej wybierany.
• Podpis kwalifikowany – płatny, ale przydatny również w innych procesach biznesowych.

Podsumowanie dla JDG: mogą się Państwo zalogować od razu, bez zgłaszania dodatkowych osób do urzędu.

‍

Spółki i inne podmioty – potrzebna „pierwsza osoba” z uprawnieniami

W przypadku spółek oraz innych podmiotów (np. sp. z o.o., spółki osobowe, cywilne, fundacje, stowarzyszenia) sytuacja wygląda inaczej. W KSeF działa konto podmiotu, nie osoby fizycznej, więc ktoś musi zostać formalnie wskazany jako pierwszy użytkownik z prawem do zarządzania dostępami.

Co trzeba zrobić?

Krok 1: wyznaczyć superadministratora

To pierwsza osoba, która uzyska prawo do logowania w imieniu podmiotu. Zgłasza się ją do urzędu na formularzu ZAW-FA.

Warto pamiętać: ZAW-FA dotyczy wyłącznie wskazania pierwszej osoby. Po jej zalogowaniu dalsze uprawnienia można już nadawać w systemie elektronicznie.

Krok 2: pierwsze logowanie superadministratora

Po uzyskaniu uprawnień superadministrator loguje się do KSeF i może:

• działać w imieniu firmy,
• nadawać dostęp kolejnym osobom (np. księgowym, pracownikom),
• przygotować narzędzia do integracji KSeF z systemem finansowo-księgowym.

Wyjątek: kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Jeśli podmiot posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może zalogować się bez ZAW-FA. To rozwiązanie jest jednak rzadko stosowane, bo jest płatne i mało firm je posiada.

Metody uwierzytelniania – jak można się zalogować?

Obecnie są trzy metody wejścia do KSeF:

1. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
   • dla podmiotów (spółek, fundacji itp.),
   • płatna, przypisana do firmy.
2. Podpis kwalifikowany
   • dla osób fizycznych,
   • płatny, o szerokim zastosowaniu.
3. Profil zaufany
   • dla osób fizycznych,
   • bezpłatny i prosty do założenia.

Uwierzytelnianie wtórne: certyfikat i token

Po pierwszym logowaniu system umożliwia korzystanie z rozwiązań wtórnych – szczególnie ważnych przy pracy zespołowej i integracji z programami finansowo-księgowymi.

Certyfikat KSeF

• przypisany do konkretnej osoby i jej uprawnień,
• ważny 2 lata,
• docelowo stanie się podstawowym narzędziem dostępu.

Token KSeF

• przypisany do czynności (np. wystawianie lub odbiór faktur),
• można go udostępnić wielu osobom lub wgrać do systemu FK,
• jest rozwiązaniem przejściowym.

Ważne: tokeny wygasają 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. dostęp do KSeF będzie opierał się na certyfikatach. Dlatego warto już teraz planować docelowe rozwiązanie.

Wspieramy Państwa na każdym etapie

W Biurze Usług Rynkowych jesteśmy przygotowani, aby przeprowadzić Państwa firmę przez cały proces KSeF – od pierwszego logowania, przez uprawnienia, po integrację systemową.

Zachęcamy również do śledzenia naszych  materiałów video na YouTube, gdzie regularnie omawiamy praktyczne aspekty KSeF i najnowsze zmiany. Subskrypcja kanału to najprostszy sposób, aby być na bieżąco.

‍