Dlaczego spółki muszą logować się inaczej niż osoby fizyczne?

Jednoosobowe działalności gospodarcze logują się do KSeF „od ręki”, ponieważ ich konto w systemie jest powiązane bezpośrednio z osobą fizyczną. W przypadku spółek jest inaczej – w KSeF funkcjonuje konto podmiotu, a nie właściciela czy członków zarządu.

Oznacza to, że aby uzyskać dostęp, spółka musi najpierw wyznaczyć osobę, która jako pierwsza otrzyma prawo logowania w jej imieniu.

Dla podmiotów, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jedyną drogą jest złożenie odpowiedniego zawiadomienia do urzędu.

‍

Złożenie zawiadomienia ZAW-FA (WFA) – pierwszy i obowiązkowy etap

Aby podmiot mógł zostać uwierzytelniony w KSeF, należy złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie o nadaniu uprawnień – formularz ZAW-FA (w rozmowie nazywany także „WFA”).

Bez tego zawiadomienia żaden wspólnik, członek zarządu, prokurent ani pracownik nie zaloguje się w imieniu spółki. To podstawowy dokument, który inicjuje dostęp firmy do systemu.

‍

Wyznaczenie superadministratora

W formularzu spółka wskazuje osobę, która jako pierwsza uzyska uprawnienia do logowania.
To tzw. superadministrator (super admin).

Może nim być:

• właściciel spółki,
• członek zarządu,
• prokurent,
• księgowa,
• dyrektor finansowy,
• inna zaufana osoba odpowiedzialna za procesy finansowe.

Najważniejsze, aby była to osoba technicznie przygotowana i dostępna, ponieważ tylko ona po pierwszym zalogowaniu będzie mogła nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom.

Co istotne – superadministrator może być tylko jeden.

‍

Wypełnienie ZAW-FA – jakie dane podać?

W formularzu konieczne jest podanie m.in.:

• adresu e-mail spółki,
• adresu e-mail superadministratora.

To kluczowe, ponieważ to właśnie na te adresy urząd skarbowy wysyła potwierdzenia nadania uprawnień.

Kto musi podpisać ZAW-FA? Sprawdź reprezentację w KRS

Sposób podpisania dokumentu zależy od tego, jak spółka jest reprezentowana według wpisu w KRS.

Jeśli reprezentacja jest łączna

Pod dokumentem muszą podpisać się wszyscy członkowie zarządu wskazani jako uprawnieni do reprezentacji.
Przykład: jeśli zarząd liczy 4 osoby i w KRS widnieje „reprezentacja łączna”, podpis muszą złożyć wszyscy czterej.

Jeśli reprezentacja jest samodzielna

Dokument podpisuje jedna osoba, zgodnie z zasadami reprezentacji w KRS.

Wyjątek – spółki cywilne

Spółki cywilne nie są rejestrowane w KRS, więc nie mają oficjalnie wskazanej reprezentacji.
Rekomendacja:

• najlepiej, aby ZAW-FA podpisali wszyscy wspólnicy,
• ale urzędy często akceptują podpis jednego wspólnika, o ile umowa spółki daje mu takie prawo.

Sposób złożenia formularza – papierowo czy elektronicznie?

Aktualnie przepisy przewidują wyłącznie formę papierową.
Mimo że niektóre urzędy akceptują wersje elektroniczne, jest to odstępstwo, a nie reguła.

Trwa przygotowanie rozporządzenia, które docelowo ma umożliwić bezpieczne składanie formularzy elektronicznie – co znacząco uprości procedurę.

Ile trwa nadanie uprawnień?

Obecne doświadczenia urzędów:

• standardowo: 2–3 dni robocze,
• przy większym obciążeniu urzędu: do tygodnia.

Jednak od lutego 2026 r., gdy KSeF stanie się obowiązkowy i tysiące podmiotów zaczną składać ZAW-FA „na ostatnią chwilę”, przewidywane są opóźnienia nawet do 2–4 tygodni, a w skrajnych przypadkach nawet do miesiąca.

Dlatego kluczowe jest:
nie czekać do momentu wejścia obowiązku i złożyć ZAW-FA jak najszybciej.

Co po nadaniu uprawnień?

Po otrzymaniu potwierdzenia superadministrator może:

• zalogować się do KSeF,
• nadawać kolejne uprawnienia pracownikom, księgowym, zarządowi,
• wygenerować certyfikat lub token do integracji KSeF z systemem finansowo-księgowym,
• ustawić procedury odbioru i wystawiania faktur.

Od tego momentu spółka może bezpiecznie przygotowywać się do obowiązkowego korzystania z systemu.

Jak zalogować spółkę do KSeF krok po kroku?

1. Spółka bez kwalifikowanej pieczęci musi złożyć ZAW-FA.
2. Wskazuje w nim jednego superadministratora.
3. Formularz podpisują osoby zgodnie z reprezentacją w KRS (lub umową spółki cywilnej).
4. Dokument składa się papierowo (na ten moment).
5. Po otrzymaniu uprawnień superadministrator loguje się i nadaje dostępy kolejnym osobom.

Proces jest prosty, ale wymaga poprawnego wykonania każdego z kroków. Warto zająć się tym odpowiednio wcześniej, aby uniknąć kolejek i opóźnień.

Jeśli chcą Państwo upewnić się, że procedura logowania do KSeF w Państwa spółce przebiegnie poprawnie, zapraszamy do kontaktu. Chętnie pomożemy w przygotowaniu formularzy, weryfikacji reprezentacji, a także w wyznaczeniu i przeszkoleniu superadministratora. Dzięki temu wejście w obowiązek KSeF będzie spokojne, uporządkowane i wolne od błędów.