To pozornie techniczne zagadnienie może mieć istotne konsekwencje podatkowe.

Ministerstwo Finansów odniosło się do problemu wizualizacji faktur ustrukturyzowanych oraz ryzyka potraktowania dodatkowego dokumentu jako odrębnej, tzw. pustej faktury. Zgodnie z przedstawionymi wyjaśnieniami najważniejsza jest zgodność wizualizacji z danymi zapisanymi w pliku XML przekazanym do KSeF.

Czym jest wizualizacja faktury z KSeF?

Faktura ustrukturyzowana funkcjonuje przede wszystkim jako zestaw danych zapisanych w określonej strukturze XML.

Klient może jednak otrzymać jej czytelną wizualizację, np. w postaci dokumentu PDF wyglądającego podobnie do dotychczasowej faktury.

Przepisy nie narzucają jednego obowiązkowego układu graficznego takiego dokumentu. Istotna jest natomiast jego merytoryczna zgodność z fakturą znajdującą się w KSeF.

W praktyce przedsiębiorca powinien zadbać o trzy elementy: zgodność wizualizacji z zawartością XML, czytelny i logiczny sposób prezentowania danych oraz brak sprzeczności pomiędzy dokumentem przedstawianym klientowi a fakturą przyjętą przez KSeF.

Gdzie pojawia się ryzyko?

Problem może powstać wtedy, gdy przedsiębiorca przesyła do KSeF plik XML zawierający jedynie podstawowe informacje, a dodatkowe istotne dane umieszcza dopiero na wizualizacji faktury.

Dotyczyć to może przykładowo informacji o terminie płatności, formie płatności, numerze rachunku bankowego czy szczegółach dotyczących przedmiotu transakcji.

Takie rozwiązanie powoduje, że dane znajdujące się w dokumencie przekazanym klientowi nie odpowiadają w pełni treści faktury zapisanej w systemie.

Z perspektywy przedsiębiorcy oznacza to nie tylko ryzyko podatkowe. Ogranicza również jedną z najważniejszych korzyści KSeF, możliwość automatycznego przetwarzania danych fakturowych.

KSeF wymaga zmiany myślenia o fakturze

Dotychczas faktura była przede wszystkim dokumentem – papierowym albo elektronicznym.

W KSeF kluczowe stają się dane. Dlatego informacje mające znaczenie dla transakcji powinny w pierwszej kolejności znaleźć się w strukturze e-Faktury. Wizualizacja powinna przede wszystkim prezentować te dane w sposób czytelny dla człowieka.

Co przedsiębiorca powinien sprawdzić przed wdrożeniem KSeF?

Przygotowania do KSeF nie powinny ograniczać się do wyboru programu umożliwiającego wysyłanie faktur do systemu. Konieczne jest również przeanalizowanie całego procesu fakturowania.

Warto sprawdzić przede wszystkim:

• jakie dane są obecnie umieszczane na fakturach,
• które informacje trafiają do struktury XML,
• czy system ERP lub program księgowy przenosi wszystkie potrzebne dane do KSeF,
• jak generowana jest wizualizacja dokumentu,
• czy dokument wysyłany klientowi jest zgodny z fakturą znajdującą się w systemie,
• w jaki sposób obsługiwane będą kody QR oraz faktury wystawiane w trybach offline.

Im wcześniej przedsiębiorca zweryfikuje te elementy, tym mniejsze będzie ryzyko problemów po rozpoczęciu obowiązkowego korzystania z systemu.

‍