Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Choć sama idea KSeF jest już powszechnie znana, w praktyce nadal pojawiają się pytania dotyczące konfiguracji i wyboru właściwej metody autoryzacji. Poniżej ścieżka konfiguracji, krok po kroku, wraz ze zdjęciami ekranu - by było jeszcze łatwiej.

Metody uwierzytelniania w KSeF – od czego zacząć

Obecnie system KSeF umożliwia połączenie na trzy sposoby: z wykorzystaniem tokena 1.0, tokena 2.0 lub certyfikatu. Warto jednak pamiętać, że zarówno token 1. 0 i token 2.0 są rozwiązaniem czasowym. Z tego względu rekomendujemy, aby już teraz rozpocząć pracę z KSeF w oparciu o certyfikat, który stanowi docelową i stabilną metodę autoryzacji.

Certyfikat można wygenerować bezpośrednio w serwisie Ministerstwa Finansów:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Przygotowanie certyfikatów

Poprawnie wygenerowany certyfikat składa się z trzech elementów:

• pliku     z rozszerzeniem .crt,
• pliku     z rozszerzeniem .key,
• hasła     zabezpieczającego, które stanowi uwierzytelnienie dla obu plików.

W praktyce większość Partnerów korzystających z Saldeo obsługuje wyłącznie faktury kosztowe lub zakupowe. W takim przypadku wystarczający w konfiguracji będzie certyfikat online, który umożliwia bieżącą komunikację z KSeF i wymianę dokumentów w czasie rzeczywistym.

Jeżeli jednak planujecie Państwo korzystać również z modułu fakturowego, listę certyfikatów należy rozszerzyć o certyfikat offline(ten sam zestaw plików: .crt, .key i hasło), wygenerowany jednak przez stronę Ministerstwa Finansów z myślą o pracy w trybie KSeF offline24.

Certyfikat offline pełni rolę zabezpieczenia – pozwala uwierzytelnić dokumenty w sytuacji, gdy usługa KSeF jest czasowo niedostępna, a faktury muszą zostać wystawione poza trybem online.

Konfiguracja KSeF po stronie Saldeo

Sama konfiguracja w Saldeo jest procesem prostym i intuicyjnym. Posiadając konto administracyjne do swojej bazy, w górnym pasku narzędzi należy odszukać ikonę zębatki, a następnie przejść do opcji „Konfiguracja KSeF”.

‍

‍

W tym miejscu dostępne są trzy sekcje:

• Certyfikaty,
• Token     2.0,
• Token     1.0.

Aby dodać certyfikat, należy skorzystać z opcji „Dodaj certyfikat”, umieszczonej w centralnej części okna i oznaczonej niebieską kontrolką.

‍

‍

W formularzu dodawania certyfikatu należy uzupełnić:

1. Typ certyfikatu
       – dla certyfikatu online: Uwierzytelnienie w KSeF
       – dla certyfikatu offline: Offline (podpis linku)
2. Nazwę własną – dowolną, ułatwiającą identyfikację certyfikatu
3. Certyfikat – wskazanie pliku .crt
4. Klucz – wskazanie pliku .key
5. Hasło zabezpieczające klucz – to samo, które zostało ustawione podczas generowania certyfikatu w KSeF

‍

‍

Po zapisaniu konfiguracji poprawnie dodany certyfikat pojawi się na liście ze statusem.

‍

‍

Nadawanie dostępu operatorom

Sama konfiguracja certyfikatu nie oznacza jeszcze, że użytkownicy będą mogli z niego korzystać. Kolejnym krokiem jest nadanie odpowiednich uprawnień operatorom.

W tym celu należy przejść do sekcji Użytkownicy, dostępnej pod ikoną grupy osób,

‍

‍

a następnie edytować konto wybranego operatora.

‍

‍

W obszarze „Dostęp do modułów” operator powinien posiadać uprawnienia do:

• Dokumentów
• Odczytywania dokumentów
• Prawa do KSeF
   
  • do pobierania faktur

‍

Jeżeli w systemie wystawiana jest również sprzedaż, lista powinna zostać rozszerzona o:

• Faktury/Rachunki
• Kasę
• Prawo do KSeF
   
  • do wysyłania faktur

Po zatwierdzeniu zmian operator uzyskuje pełny dostęp do obsługi KSeF w Saldeo – w tym możliwość pobierania dokumentów przy użyciu opcji „Pobierz z KSeF” oraz pracy z wbudowanym mini obiegiem dokumentów (zatwierdzanie lub odrzucanie faktur kosztowych).

Gdy konfiguracja nie jest możliwa

W niektórych przypadkach może się okazać, że nie posiadacie Państwo konta administracyjnego lub nie wszystkie moduły są aktywne (np. brak możliwości edycji operatorów czy wyłączone odczytywanie dokumentów). W takiej sytuacji rekomendujemy kontakt z Państwa opiekunem księgowym lub bezpośrednio z zespołem IT pod adresem: enovaservice@glc.pl

Istnieje możliwość przyznania tymczasowego dostępu administracyjnego lub wspólnego przejścia całego procesu konfiguracji krok po kroku.

‍